Uma estimativa inadequada de custos pode comprometer a estratégia de uma arbitragem antes mesmo da constituição do tribunal arbitral. Saber como calcular custos arbitrais exige separar despesas institucionais, honorários dos árbitros, custos operacionais e honorários advocatícios, além de considerar a forma pela qual esses valores poderão ser distribuídos na sentença.

Em disputas comerciais internacionais, o custo não decorre apenas do valor econômico em discussão. A complexidade técnica, o número de partes, a necessidade de perícia, a sede da arbitragem, o idioma do procedimento e a conduta processual das partes também influenciam o orçamento final. A análise deve, portanto, começar com os documentos contratuais e com o regulamento da instituição escolhida.

Como calcular custos arbitrais com base no caso

O primeiro passo é identificar o valor da controvérsia. Em geral, ele corresponde ao total dos pedidos econômicos formulados pela parte requerente, acrescido, quando aplicável, dos pedidos reconvencionais. Se houver pedidos ilíquidos, como indenização dependente de apuração pericial, será necessário atribuir uma estimativa razoável e documentada.

Esse valor é relevante porque muitas instituições arbitrais adotam tabelas escalonadas. Quanto maior o valor da disputa, maior tende a ser a taxa administrativa e a faixa de honorários do tribunal. Outros regulamentos usam valores fixos ou conferem ao órgão institucional competência para fixar os honorários conforme o tempo dedicado, a complexidade e as circunstâncias do procedimento.

A fórmula de planejamento não deve ser tratada como uma previsão absoluta. Uma estrutura útil é:

Custo total estimado = taxas institucionais + honorários do tribunal + despesas do tribunal + custos de prova + representação jurídica + contingência.

Cada parcela possui lógica própria. O objetivo não é antecipar com exatidão matemática uma disputa que ainda não ocorreu, mas formar uma provisão realista, comparar cenários e definir parâmetros para tomada de decisão.

Taxas institucionais e taxa de registro

A taxa de registro costuma ser o primeiro desembolso. Ela é devida no protocolo do requerimento de arbitragem e, conforme o regulamento aplicável, pode ser não reembolsável. Seu pagamento normalmente permite que a instituição inicie a administração do caso, notifique a parte requerida e verifique requisitos formais básicos.

Além dela, há a taxa administrativa, destinada a custear a atuação da instituição: gestão de prazos, comunicações, apoio à constituição do tribunal, guarda de arquivos, administração financeira e demais funções previstas no regulamento. Em uma arbitragem institucional, essa despesa remunera a estrutura necessária para preservar a integridade procedimental e a independência da administração.

Antes de apresentar o requerimento, a parte deve verificar se a tabela usa o valor agregado dos pedidos, se há cobrança mínima, se pedidos reconvencionais alteram a faixa aplicável e se há custos adicionais para medidas de urgência ou procedimentos acelerados. Esses elementos podem alterar significativamente a provisão inicial.

Honorários dos árbitros

Os honorários do tribunal arbitral representam, em muitos casos, a parcela central dos custos do procedimento. Eles podem ser calculados por faixa de valor em disputa, por hora de trabalho ou por uma combinação de critérios prevista nas regras institucionais.

Também é preciso considerar a composição do tribunal. Um árbitro único tende a reduzir os custos diretos e pode ser adequado para controvérsias de menor valor ou menor complexidade. Um tribunal com três árbitros oferece maior pluralidade decisória e pode ser mais apropriado para disputas de elevada exposição financeira, questões técnicas sensíveis ou partes de diferentes jurisdições, mas aumenta os honorários e a coordenação processual.

O cálculo deve incluir adiantamentos. É comum que as partes sejam chamadas a depositar provisões de custos antes de etapas relevantes, como a audiência final ou a produção de prova pericial. Se uma parte não efetuar sua parcela, a outra poderá ter de antecipá-la para evitar a paralisação do procedimento, sem prejuízo de requerer posterior reembolso.

Despesas processuais e produção de prova

Nem toda despesa está refletida na tabela institucional. O orçamento deve prever gastos efetivamente necessários à condução da arbitragem. Entre os mais recorrentes estão:

• honorários de peritos técnicos, financeiros, de engenharia ou de quantificação de danos;
• traduções juramentadas, interpretação simultânea e revisão de documentos multilíngues;
• locação de salas, transcrição de audiência, gestão eletrônica de documentos e apoio técnico;
• deslocamentos, hospedagem e despesas razoáveis dos árbitros, testemunhas e peritos;
• custos relacionados a medidas de urgência, árbitro de emergência ou inspeções técnicas.

Esses valores variam conforme o caso. Uma arbitragem documental, conduzida em um único idioma e sem prova pericial, pode ter estrutura de custos substancialmente mais contida do que uma disputa de construção com milhares de documentos, testemunhas técnicas e audiências de várias semanas.

Honorários advocatícios e custos internos

Os honorários dos advogados não são normalmente cobrados pela instituição arbitral, mas precisam integrar a avaliação econômica. O modelo pode ser por hora, por etapa, por valor fixo, por êxito quando permitido, ou por combinação desses critérios. O contrato de honorários deve esclarecer o que está incluído: preparação de memorial, gestão documental, audiência, reuniões com peritos, recursos internos previstos no regulamento e eventual fase de reconhecimento ou execução da sentença.

Empresas também devem mensurar os custos internos. Tempo de executivos, equipes financeiras, responsáveis por contratos e profissionais de tecnologia pode ser relevante, sobretudo quando há ampla coleta de documentos ou necessidade de reconstruir fatos ocorridos ao longo de anos. Esse custo não costuma constar da condenação, mas afeta diretamente a decisão de iniciar, defender ou negociar uma controvérsia.

Distribuição de custos: quem paga ao final?

A parte que antecipa os valores durante o procedimento não necessariamente suportará o custo definitivo. A sentença arbitral pode determinar a distribuição dos custos entre as partes. O tribunal costuma considerar o resultado da disputa, o grau de êxito de cada pedido, a razoabilidade das despesas e a conduta processual adotada.

Não existe uma regra universal de que a parte vencida pagará integralmente todos os custos. Em alguns casos, o tribunal divide despesas por proporção; em outros, determina que cada parte arque com seus próprios honorários advocatícios e partilhe os custos institucionais e do tribunal. Pedidos excessivos, comportamento obstrutivo, descumprimento de ordens processuais e recusa injustificada de propostas de composição podem influenciar a decisão sobre custos.

Por essa razão, o orçamento deve trabalhar com dois cenários: o desembolso necessário para conduzir o caso e a exposição econômica líquida após a decisão sobre custas. Para fins de governança, é prudente tratar eventual reembolso como possibilidade processual, e não como recurso já disponível.

Um exemplo de estimativa para decisão interna

Considere uma controvérsia contratual com pedido principal, pedido reconvencional e necessidade de perícia técnica. A equipe jurídica deve inicialmente consolidar o valor em disputa e aplicar a tabela vigente da instituição escolhida para estimar taxa de registro, administração e honorários do tribunal.

Em seguida, deve solicitar projeções de peritos, intérpretes e fornecedores de audiência, quando aplicáveis. Os advogados podem apresentar um orçamento por fases: análise inicial, requerimento ou resposta, fase documental, perícia, memoriais, audiência e sentença. Por fim, recomenda-se incluir uma contingência proporcional à incerteza do caso, especialmente se houver risco de ampliação de pedidos, inclusão de partes ou discussão jurisdicional preliminar.

O resultado não deve ser um único número isolado. Uma estimativa adequada apresenta faixa mínima, cenário provável e cenário de maior complexidade. Essa abordagem permite avaliar se a arbitragem preserva proporcionalidade econômica em relação ao valor, à urgência e à relevância comercial da disputa.

Pontos que exigem atenção em arbitragens internacionais

Em procedimentos transfronteiriços, a moeda de cobrança pode diferir da moeda do contrato ou da contabilidade da empresa. A variação cambial deve ser considerada na provisão. Tributos incidentes, regras locais sobre retenções e custos bancários também merecem verificação antecipada.

A escolha da sede influencia o ambiente jurídico de apoio e eventual controle judicial da arbitragem, enquanto o local físico das audiências influencia despesas logísticas. Em uma arbitragem administrada em Londres, por exemplo, partes brasileiras devem avaliar custos de deslocamento, fuso horário, idioma e conversão cambial, embora audiências remotas possam reduzir parte dessas despesas quando adequadas ao caso.

Também convém examinar a cláusula compromissória. Uma cláusula incompleta pode gerar debate sobre instituição, número de árbitros, idioma ou sede, criando custos que poderiam ter sido evitados na negociação contratual. Regras claras de arbitragem institucional reduzem incertezas administrativas e favorecem previsibilidade desde o protocolo.

A Secretaria de uma instituição como a LIACourt pode esclarecer os mecanismos de cálculo previstos em seu regulamento e as etapas de adiantamento, sem antecipar mérito ou orientar uma das partes. Para decisões estratégicas, contudo, a estimativa deve ser revisada pelo assessor jurídico responsável e atualizada ao longo do procedimento.

Calcular custos arbitrais com rigor não significa tratar a arbitragem como simples centro de despesas. Significa avaliar, com disciplina financeira e procedimental, o custo de obter uma decisão confidencial, tecnicamente qualificada e potencialmente executável em múltiplas jurisdições.