Uma audiência pode ser realizada integralmente por videoconferência e, ainda assim, preservar a solenidade, o contraditório e a autoridade do tribunal arbitral. Para que isso ocorra, audiências remotas arbitrais não devem ser tratadas como uma mera reunião on-line. Elas exigem desenho procedimental, tecnologia adequada e disciplina equivalente, ou superior, à exigida em uma sessão presencial.

Em disputas comerciais transfronteiriças, a modalidade remota reduz deslocamentos, facilita a participação de partes e testemunhas localizadas em diferentes jurisdições e pode encurtar o calendário processual. Esses benefícios, porém, não substituem as garantias que sustentam uma sentença válida e internacionalmente executável: igualdade de tratamento, plena oportunidade de manifestação, confidencialidade e observância das regras acordadas pelas partes.

Quando audiências remotas arbitrais são adequadas

A decisão de conduzir uma audiência remotamente deve considerar a natureza da controvérsia, o volume e a qualidade da prova, a localização dos participantes e as disposições da convenção de arbitragem, do regulamento institucional e da lei aplicável à sede. Em muitos casos, uma audiência final remota é inteiramente apropriada. Em outros, um formato híbrido ou presencial pode ser mais prudente, especialmente quando a credibilidade de testemunhas é central ou há necessidade de exame detalhado de documentos físicos, objetos ou instalações.

Não existe uma presunção absoluta a favor do presencial ou do virtual. O ponto decisivo é assegurar que o formato escolhido permita às partes apresentar o seu caso em condições de paridade e sem prejuízo relevante ao exame da prova. O tribunal deve fundamentar suas decisões procedimentais com atenção às circunstâncias concretas, evitando que conveniência operacional se sobreponha à integridade do procedimento.

Conferências de gestão processual, sessões voltadas a questões preliminares, audiências sobre medidas urgentes e sustentações jurídicas tendem a se adaptar muito bem ao ambiente remoto. Audiências probatórias também podem funcionar com alto grau de confiabilidade, desde que sejam precedidas por protocolo específico e testes técnicos. A complexidade não impede a modalidade remota, mas eleva o nível de planejamento necessário.

O protocolo procedimental define a qualidade da sessão

O principal instrumento para prevenir controvérsias não é a plataforma de vídeo em si, mas uma ordem processual clara. Antes da audiência, o tribunal arbitral deve consultar as partes e estabelecer regras objetivas sobre acesso, documentos, testemunhas, gravação, interpretação, contingências e comunicações privadas entre cliente e advogado.

Um protocolo eficaz deve definir, entre outros aspectos:

• a plataforma autorizada, os requisitos mínimos de conexão e a realização de testes prévios;
• os participantes autorizados em cada sessão e o método de verificação de identidade;
• a forma de apresentação de memoriais, compêndios documentais e demonstrativos durante a audiência;
• o tratamento de falhas técnicas, incluindo interrupções, reagendamento e registro de incidentes;
• as condições para depoimentos de testemunhas e peritos, com medidas contra interferência externa;
• a política de gravação, transcrição, armazenamento e acesso aos arquivos da audiência.

A previsibilidade dessas regras reduz objeções de última hora e permite que as partes preparem sua atuação de forma equivalente. Também cria um registro processual útil caso uma parte alegue, posteriormente, que não teve oportunidade suficiente de expor a sua posição.

A instituição administradora tem papel relevante nesse estágio. Sua secretaria pode coordenar convites, cronogramas, salas virtuais, suporte técnico e circulação segura de documentos, sem interferir no mérito ou na independência decisória do tribunal. Essa separação entre administração eficiente e julgamento imparcial é essencial para a confiança no procedimento.

Confidencialidade exige controles verificáveis

A confidencialidade é uma das razões pelas quais empresas recorrem à arbitragem. No ambiente remoto, ela depende de controles concretos, e não apenas de uma advertência inicial. Links de acesso devem ser individualizados e protegidos; participantes precisam ser identificados; arquivos devem circular em ambiente com permissões adequadas; e a audiência não deve ser gravada sem autorização expressa do tribunal e das partes, quando aplicável.

Também é necessário controlar o ambiente físico de cada participante. Uma testemunha pode estar em uma sala reservada, mas isso precisa ser confirmado. O tribunal pode solicitar uma visualização da sala por câmera, requerer o uso de fones de ouvido e determinar que celulares, aplicativos de mensagens e outros canais de comunicação sejam mantidos fora de alcance durante o depoimento. Tais providências devem ser proporcionais. O objetivo não é criar um ritual excessivo, mas proteger a espontaneidade e a confiabilidade da prova oral.

Para disputas sensíveis, envolvendo segredos comerciais, dados financeiros ou tecnologia proprietária, convém limitar o acesso a salas separadas para partes, advogados, testemunhas e equipe técnica. Devem existir regras específicas para intérpretes, estenógrafos e consultores que acompanham a sessão. Todos os participantes sujeitos à confidencialidade precisam conhecer suas obrigações antes do início da audiência.

Prova testemunhal: o ponto de maior atenção

A oitiva remota de testemunhas é frequentemente o aspecto mais debatido. A distância pode dificultar a percepção de sinais comportamentais e levantar dúvidas sobre influência indevida, consulta a documentos não autorizados ou auxílio de terceiros. Por outro lado, o formato presencial também não elimina por completo esses riscos. A questão é estabelecer salvaguardas que sejam transparentes e aplicadas de modo igualitário.

O tribunal pode determinar que a testemunha use uma câmera posicionada de forma a permitir visão adequada, confirme que está sozinha e mantenha o rosto visível durante todo o depoimento. Caso documentos possam ser utilizados, eles devem integrar previamente o arquivo eletrônico oficial ou ser exibidos pelo sistema designado. A parte adversa deve poder objetar, formular perguntas e solicitar esclarecimentos em tempo real.

A diferença de fuso horário merece avaliação cuidadosa. Uma audiência que impõe horários noturnos recorrentes a uma única parte, a seu advogado ou a uma testemunha relevante pode comprometer a igualdade de condições. O calendário deve distribuir o ônus de forma razoável, ainda que nem todos os participantes tenham conveniência absoluta. Em arbitragens entre o Brasil, o Reino Unido e outros centros comerciais, essa análise deve ser incorporada desde a primeira conferência processual.

Tecnologia não pode decidir o mérito

Falhas de conexão acontecem. O risco processual surge quando a falha impede uma parte de acompanhar argumento relevante, examinar uma testemunha ou responder a uma questão do tribunal. Por isso, o protocolo deve prever pausas, canais alternativos de comunicação e critérios para repetição de trechos afetados.

É recomendável realizar uma audiência-teste com advogados, testemunhas, intérpretes e apoio técnico. Esse exercício verifica qualidade de áudio, iluminação, compartilhamento de tela, acesso aos arquivos e funcionamento da interpretação simultânea. Ele também revela dificuldades práticas antes que elas afetem o contraditório.

O tribunal deve manter registro dos incidentes relevantes e das medidas adotadas. Se uma conexão de uma testemunha for interrompida durante uma resposta decisiva, a solução poderá ser retomar o depoimento, repetir perguntas ou adiar a oitiva. A resposta correta depende da extensão do prejuízo e da posição das partes. Tratar todo problema técnico como irrelevante pode fragilizar o procedimento; reagir de modo desproporcional pode gerar atraso desnecessário.

A escolha do formato deve constar da estratégia arbitral

Para empresas e seus assessores, a discussão sobre audiência remota deve começar antes do conflito, na redação da cláusula arbitral e na escolha de regras institucionais. Não é necessário antecipar cada detalhe tecnológico, mas é útil prever uma instituição capaz de administrar procedimentos digitais com segurança, regras claras e suporte compatível com disputas internacionais.

Ao iniciar a arbitragem, as partes devem informar cedo suas limitações técnicas, necessidades de interpretação, localização provável de testemunhas e eventuais preocupações de segurança. A omissão estratégica desses fatores pode comprometer a eficiência do calendário e produzir impasses evitáveis. Em procedimentos administrados pela LIACourt, a coordenação institucional e a gestão digital do caso podem contribuir para que essas questões sejam organizadas desde a fase inicial, preservando a autonomia do tribunal.

Uma audiência remota bem conduzida não é uma versão reduzida da audiência presencial. É um procedimento próprio, que exige regras explícitas, infraestrutura testada e decisões proporcionais. Quando esses elementos estão presentes, a distância geográfica deixa de ser um obstáculo e passa a ser uma variável administrável em favor de uma resolução comercial mais célere, confidencial e procedimentalmente íntegra.