Em uma arbitragem comercial, as custas arbitrais compartilhadas não significam, necessariamente, que cada parte suportará metade do custo final do procedimento. Em geral, a expressão descreve a divisão inicial dos adiantamentos necessários para constituir o tribunal arbitral e conduzir o caso. A distribuição definitiva, porém, depende da convenção de arbitragem, do regulamento aplicável, das decisões procedimentais e, frequentemente, do resultado da controvérsia.

Essa distinção tem impacto direto na estratégia contratual e na gestão de caixa. Para empresas envolvidas em relações transfronteiriças, uma cláusula imprecisa sobre custos pode gerar discussões paralelas, atrasos na formação do tribunal e exposição financeira não prevista. A alocação de custos deve ser tratada como elemento de integridade procedimental, não como detalhe administrativo.

O que compõe o custo de uma arbitragem

Antes de negociar qualquer modelo de compartilhamento, é preciso separar as categorias de despesas. As custas do procedimento normalmente incluem a taxa de registro, a taxa de administração da instituição, os honorários e despesas dos árbitros, eventuais custos de secretário arbitral, perícias determinadas pelo tribunal, audiências e serviços de transcrição ou tradução quando necessários.

Esses valores não se confundem, em regra, com os custos de representação de cada parte. Honorários advocatícios, consultores técnicos contratados diretamente, produção documental interna e pareceres de especialistas de parte podem ser relevantes para o custo global da disputa, mas obedecem a tratamento próprio na decisão final sobre despesas.

Em arbitragens internacionais, a previsão orçamentária também deve considerar moeda de cobrança, tributos eventualmente incidentes, despesas de deslocamento e a necessidade de tradução de documentos ou depoimentos. Uma disputa conduzida em inglês entre partes brasileiras pode exigir documentos bilíngues e testemunhas em mais de uma jurisdição. O custo decorre das necessidades reais do caso, e não apenas do valor controvertido.

Como funcionam as custas arbitrais compartilhadas

O modelo mais comum é o adiantamento paritário. Após o protocolo da demanda e da resposta, a instituição ou o tribunal estabelece uma provisão de custos. Demandante e demandado são chamados a depositar parcelas iguais, ou parcelas definidas conforme a estrutura do caso, para viabilizar o andamento do procedimento.

Esse compartilhamento inicial preserva a neutralidade institucional. A administração não deve depender de uma das partes para remunerar exclusivamente o tribunal, e os árbitros devem poder atuar sem pressão decorrente de inadimplemento estratégico. A provisão também permite que o calendário processual seja estabelecido com maior previsibilidade.

A igualdade no adiantamento, contudo, não é uma regra absoluta. Em arbitragens com múltiplas partes, pedidos reconvencionais ou valores de pedidos significativamente distintos, pode haver provisões separadas. Um pedido principal e uma reconvenção podem gerar parcelas próprias, atribuídas às partes que apresentaram cada pretensão. A solução adequada depende do regulamento aplicável e das determinações do tribunal arbitral.

Adiantamento não é rateio definitivo

A diferença entre custeio provisório e alocação final merece atenção especial. Uma parte pode antecipar 50% das custas para permitir o início ou a continuidade da arbitragem e, ao final, obter reembolso parcial ou integral, caso a sentença arbitral determine que a outra parte deve suportar aqueles valores.

Muitos tribunais adotam, como ponto de partida, o princípio de que os custos acompanham o resultado. Se uma parte obtém êxito substancial, é possível que a parte vencida seja condenada a reembolsar as custas razoáveis do procedimento e, conforme o regulamento e a conduta processual, parte dos gastos de representação. Mas o êxito não é o único critério.

O tribunal pode considerar a proporcionalidade dos pedidos, o comportamento das partes, recusas injustificadas a propostas procedimentais, incidentes desnecessários, atrasos, descumprimento de ordens processuais e a razoabilidade das despesas apresentadas. Uma parte vencedora em tese pode não recuperar integralmente seus custos se tiver conduzido o processo de maneira ineficiente.

O risco de inadimplemento de uma das partes

O ponto mais sensível das custas compartilhadas surge quando uma parte deixa de pagar sua parcela da provisão. Sem recursos para cobrir as despesas do tribunal e da administração, o procedimento pode ser suspenso, determinados pedidos podem deixar de ser analisados ou a parte adimplente pode ser convidada a complementar o depósito.

O complemento não transfere automaticamente a responsabilidade econômica final. Ele é uma medida de preservação do procedimento. Ainda assim, exige avaliação comercial criteriosa: pagar a parcela da contraparte pode ser indispensável para manter uma demanda de alto valor, mas implica imobilização adicional de recursos e risco de recuperação futura.

Em alguns casos, a própria estrutura dos pedidos oferece alternativas. Se o inadimplemento recair sobre a provisão associada exclusivamente a uma reconvenção, o tribunal poderá permitir que o pedido reconvencional não prossiga, sem impedir o exame do pedido principal. A consequência concreta deve ser definida com base no regulamento, na ordem de pagamento emitida e no devido processo.

Por essa razão, a capacidade financeira da contraparte deve integrar a avaliação pré-arbitral. Não se trata apenas de examinar a probabilidade de êxito jurídico, mas de verificar se a sentença poderá ser executada e se a arbitragem permanecerá financiável até o encerramento.

Como redigir uma cláusula com previsibilidade financeira

A convenção de arbitragem não precisa antecipar cada decisão sobre custos. Ela deve, porém, reduzir ambiguidades que possam comprometer a eficiência do procedimento. A melhor prática é indicar com precisão a instituição administradora, o regulamento aplicável, a sede da arbitragem, o idioma, o número de árbitros e a lei aplicável ao mérito, quando pertinente.

Quanto às despesas, cláusulas que impõem previamente uma divisão definitiva e invariável podem produzir efeitos indesejados. Uma previsão de que cada parte suportará sempre seus próprios custos, independentemente de conduta e resultado, reduz a margem do tribunal para lidar com comportamento processual abusivo. Por outro lado, uma cláusula inteiramente silenciosa não é necessariamente inadequada se o regulamento escolhido disciplinar os adiantamentos e os poderes do tribunal para alocar custos.

Uma redação mais equilibrada costuma preservar a aplicação do regulamento institucional e o poder do tribunal para decidir a alocação final. Assim, as partes obtêm um mecanismo claro para os depósitos iniciais sem abrir mão da análise de razoabilidade ao final do caso.

Em contratos complexos, também convém alinhar essa cláusula com disposições sobre notificações, confidencialidade, produção de documentos, medidas de urgência e consolidação de disputas. Contratos de construção, energia, tecnologia ou financiamento podem envolver várias empresas e instrumentos correlatos. Sem coordenação, a economia pretendida com custas compartilhadas pode desaparecer em procedimentos paralelos.

Critérios para decidir se o compartilhamento é adequado

O compartilhamento paritário tende a ser adequado quando as partes possuem capacidade econômica comparável, a controvérsia é bilateral e ambas têm interesse efetivo em uma decisão de mérito. Ele favorece uma percepção de equilíbrio e facilita a administração de um procedimento conduzido por árbitro único ou por tribunal de três membros.

O cenário muda quando há manifesta assimetria financeira, pluralidade de partes, pedidos de valores muito diferentes ou risco concreto de inadimplemento. Nesses contextos, assessores jurídicos devem avaliar a estrutura de provisões prevista no regulamento e planejar a necessidade de aporte adicional. A escolha de uma instituição com secretaria experiente e tabela de custos transparente reduz incertezas operacionais.

Em uma arbitragem administrada, por exemplo, a secretaria acompanha os pagamentos, comunica prazos, registra depósitos e apoia a correta constituição do tribunal. Em procedimentos internacionais administrados pela LIACourt, essa organização é especialmente relevante para partes que operam entre o Brasil, o Reino Unido e outras jurisdições, com necessidades de comunicação em português e inglês.

Governança interna antes do conflito

A decisão sobre custas não deve ser deixada apenas para o momento em que a disputa já está instalada. Empresas com contratos internacionais recorrentes se beneficiam de protocolos internos que definam quem aprova despesas arbitrais, como são estimados cenários de custo e quais documentos devem ser preservados para eventual recuperação de valores.

Também é prudente separar a reserva destinada às custas institucionais da reserva para defesa técnica. O primeiro grupo de despesas mantém o procedimento em funcionamento; o segundo determina a capacidade de apresentar o caso com consistência. Misturar ambos no orçamento pode levar a decisões equivocadas sobre acordo, estratégia processual ou composição do tribunal.

A previsão cuidadosa das custas arbitrais compartilhadas não elimina o custo de uma controvérsia comercial. Ela oferece algo mais valioso: condições para que a discussão seja conduzida por um procedimento independente, financiável e capaz de produzir uma decisão internacionalmente executável.